Getting Things Done (GTD) — одна из самых популярных практик организации и отслеживания своих задач. Она помогает расставлять приоритеты, ничего не упускать из виду, не срывать дедлайны и не забивать себе при этом голову горой лишней информации. А когда бесконечный поток рабочих дел мешается с семейными, бытовыми, учебными и любыми другими заботами, умение ничего не упустить из виду практически жизненно необходимо.

Разработал методику GTD Дэвид Аллен — теоретик продуктивности, бизнес-тренер и автор статей для The New York Times и Wall Street Journal. Принципы GTD он изложил в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» еще в 2001 году. По данным Forbes, к 2014 году книга разошлась тиражом в 1,6 млн копий, а  журнал Time назвал ее «лучшей бизнес-книгой десятилетия».

Аллен утверждает, что выбраться из-под завала дел и обязательств с помощью простого ежедневника и веры в собственные способности вряд ли получится. В такой ситуации нужна надежная и вместе с тем простая система. Она должна позволять не держать всё в голове и этим существенно снизить стресс. GTD придумана так, чтобы выполнять все эти задачи.

Концелярия от Normann Copenhagen

Пять принципов GTD

В основе GTD лежит система списков. За счет использования определенной логики распределения задач, всего в нескольких списках находят свое место любые дела — от встречи с партнером до следующего шага по сдаче проекта, от напоминания о дне рожденияье бабушки до покупки билетов на футбол.

Шаг первый: распределение задач

Для всех поступающих задач, идей, напоминаний и прочего нужно завести общее хранилище, где все это будет фиксироваться. Это может быть заметка в телефоне, блокнот, запись на диктофоне или что угодно еще. Главное — сохранять всю значимую (или кажущуюся такой) входящую информацию. Идея здесь в том, чтобы перестать хранить в памяти обязанности и планы, а приспособить под это более надежный носитель. Так из смутных забот в голове, договоренностей из фейсбука, дел в почте и прочего получается четкий список задач, который собирает их вместе из всех источников.

Начиная пользоваться системой GTD, стоит вспомнить все актуальные задачи и важные события, которые вы стараетесь удержать в памяти силой воли, и записать их в список. Назовем его «Входящие». Нужно сдать отчет о командировке до среды? Вносим в список. Должны забрать пальто из химчистки? Записываем. Собираетесь поздравить тетю с «серебряной» свадьбой в следующем месяце? Не сомневайтесь и добавляйте в список.

Шаг второй: создаем систему папок

Для удобного дальнейшего отслеживания задач нужно организовать несколько дополнительных папок-хранилищ для задач. Система GTD кроме папки «Входящие» подразумевает еще пять обязательных хранилищ:

  • «Ближайшие». Это список задач, которые нужно выполнять в первую очередь, сюда добавляются все наиболее актуальные дела.
  • «Проекты». Здесь записываются задачи, реализация которых требует больше одного действия. Ближайший шаг по реализации каждого из этих проектов действие должен фиксироваться в списке «Ближайшие».
  • «Календарь». Задачи, выполнение которых привязано к конкретной дате, добавляются в календарь на телефоне, в ежедневнике или на стене.
  • «Ожидание». То, что должен выполнить кто-то другой, но что нужно проверить или получить обратную связь — ответ на имейл, долг, обновленный макет от дизайнера — отправляется сюда. В этом списке стоит помечать даты дедлайнов.
  • «Когда-нибудь/может быть». Здесь хранится то, за что браться еще рано либо пока непонятно надо ли вообще.

Это базовые элементы системы GTD, но кроме них можно создавать другие списки задач, необходимые лично вам. Если вам действительно нужна папка «Босс» или «Еженедельное совещание с…», не сомневайтесь и добавляйте ее. Только следите, чтобы папок было минимально необходимое количество — укрупняйте насколько это возможно и не нарушает логику. И еще: важно разграничить эти списки физически, чтобы в голове они тоже были четко разделены.

Шаг третий: обработка папки «Входящие»

Поступающие задачи нужно систематически разбирать и обрабатывать, и чем чаще — тем лучше. Система GTD предполагает здесь ряд простых правил, которым нужно следовать.

  • Начинаем с верхней задачи и, опускаясь вниз, ничего не пропускаем;
  • Все задачи из папки «Входящие», к которым вы обращаетесь, должны переместиться в одно из перечисленных выше хранилищ, либо в одну из ваших персональных папок;
  • Если сохраненная информация/задача потеряла актуальность, удаляйте ее;
  • Если задачу можно решить в течение двух минут — делайте это сразу же, иначе больше времени уйдет на ее отслеживать в дальнейшем;
  • Если задачу должен выполнить кто-то другой — перепоручайте ее и, если это требуется, добавляйте запись в список «Ожидание»;

Дэвид Аллен утверждает, что дела беспокоят нас и постоянно напоминают о себе ровно до тех пор, пока мы не потратили немного времени на обдумывание и построение стратегии их решения. Именно это и подразумевает разбор папки «Входящие» — быструю оценку задачи и составление плана по ее решению. Как только мы знаем, к чему нужно прийти и что делать в первую очередь, нам сразу становится легче.

Шаг четвертый: работа с папками

Все списки и хранилища задач нужно обрабатывать, причем, настолько часто, насколько это возможно. Не работая с папками систематически, не будет работать и вся система — задачи будут провисать, в списках будут оставаться выполненные задачи и, в целом, эффективности от GTD не будет. Стоит попробовать приучить себя работать со списками во время повторяющихся каждый день ритуалов — за утренним кофе, во время спуска в метро, как только садитесь за рабочий стол или в конце дня. Также, списки должны быть всегда под рукой (хотя бы «Входящие»), чтобы туда в любой момент можно было добавить новую задачу.

Шаг пятый: действия

Любая система самоорганизации стремится к достижению результатов, и GTD не исключение. Нужно помнить, что цель не в перекладывании задач из папки в папку, а в том, чтобы ваши задачи были выполнены в срок и вообще самым лучшим образом. Поэтому действуйте и не откладывайте задачи, которые можете решить. Такие системы самоорганизации как GTD служат как раз для того, чтобы человек расходовал силы на конкретные действия, а не на смутные тревоги и попытки удержать в голове постоянно ускользающий список дел. Стремитесь к тому, чтобы максимально очистить папку «Ближайшие».